1. Verantwortlicher und Kontakt

2. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen (insbesondere des KI Voice Agents) erforderlich ist.

• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Geräteinformationen, Zeitstempel des Zugriffs.

• Kommunikationsdaten: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern.

• Sprachdaten: Audioaufnahmen der Stimme (bei Nutzung des Voice Agents), daraus erstellte Transkripte und KI-generierte Zusammenfassungen.

3. Zweck und Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung & Demo-Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des KI-Dienstes und Bearbeitung von Anfragen.

• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Gewährleistung der IT-Sicherheit, Fehlerbehebung und Optimierung unserer KI-Modelle.

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Soweit Sie uns eine Einwilligung für optionale Dienste oder Cookies erteilt haben.

4. Einsatz von Sub-Dienstleistern (Auftragsverarbeitung)

Um unsere Dienste anzubieten, nutzen wir spezialisierte Partner, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) bestehen:

• Hosting: Hetzner Online GmbH (Serverstandort Deutschland) für unsere Kern-Infrastruktur.

• KI-Schnittstellen: Microsoft Azure (Regionen innerhalb der EU). Azure dient als Schnittstelle für Speech-to-Text, Large Language Models und Text-to-Speech. Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training globaler Modelle erfolgt nicht.

• Telefonie: Je nach technischer Route werden Verbindungsdaten über Sipgate, Twilio oder Vonage geleitet.

5. Speicherdauer und automatisierte Löschung

Wir folgen dem Prinzip der Datensparsamkeit. Für den Betrieb des Voice Agents gelten folgende spezifische Löschfristen:

• Audio-Rohdaten: Automatisierte Löschung nach 7 Tagen.

• Transkripte (Text): Automatisierte Löschung nach 60 Tagen.

• Metadaten (Rufnummern/Logs): Löschung nach 90 Tagen.

• Allgemeine Geschäftsbriefe und Verträge werden gemäß gesetzlicher Fristen (6 bzw. 10 Jahre) archiviert.

6. Datensicherheit

Ihre Daten werden nach dem Stand der Technik geschützt:

• Verschlüsselung der Übertragungswege (TLS/SSL).

• Verschlüsselung gespeicherter Daten (AES-256).

• Strikte Zugriffskontrollen und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem können Sie erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.